Aspasios gère plus de 300 appartements répartis dans plusieurs bâtiments à Barcelone. Sans réception centrale ni superviseur sur site, les équipes doivent coordonner le housekeeping, la maintenance et les accès dans toute la ville. RoomChecking aide Aspasios à transformer cette complexité en système opérationnel clair, automatisé et sécurisé.
Aspasios propose une expérience de serviced apartments qui combine le confort d’un appartement entièrement équipé avec les standards de service d’un hôtel. Mais gérer des centaines d’appartements dispersés dans Barcelone impose une coordination beaucoup plus complexe qu’un hôtel traditionnel.
Avec RoomChecking, Aspasios automatise l’assignation des nettoyages, optimise les routes des équipes, dirige les demandes de maintenance vers les bons techniciens et sécurise les accès grâce à des codes temporaires liés aux tâches du jour.
Aspasios redéfinit l’expérience de la location courte durée à Barcelone en combinant le confort d’un appartement entièrement équipé avec les standards de service d’un hôtel.
Les clients profitent d’un logement bien situé, design, fonctionnel et pensé pour leur permettre de vivre la ville comme un local. Mais derrière cette expérience fluide, Aspasios doit gérer une opération complexe : plus de 300 appartements répartis dans plusieurs bâtiments et quartiers.
Contrairement à un hôtel traditionnel, les équipes ne travaillent pas autour d’un seul bâtiment avec une réception centrale. Elles doivent se déplacer dans la ville, préparer les appartements, gérer les arrivées, résoudre les incidents techniques et sécuriser les accès, sans superviseur présent sur chaque site.
Le principal défi d’Aspasios vient de son modèle décentralisé.
Chaque jour, les équipes doivent coordonner les nettoyages selon les heures d’arrivée et de départ, la taille des appartements, leur localisation et le type d’intervention nécessaire. Les techniciens doivent aussi être envoyés dans les bonnes zones, selon les bâtiments et les priorités terrain.
La sécurité représente un autre enjeu critique. Dans des bâtiments sans réception, les clients, les équipes de nettoyage et les techniciens ont besoin d’accéder aux bons appartements, au bon moment, sans partager des codes statiques ou non contrôlés.
Avec des tableurs, des appels ou des systèmes manuels, le risque devient vite trop élevé : trajets inutiles, mauvaise assignation, accès mal contrôlés, retards de préparation ou baisse de qualité perçue côté client.
RoomChecking permet à Aspasios de transformer ses opérations dispersées en système coordonné.
Les nettoyages sont assignés intelligemment selon le type d’appartement, sa localisation et les données de turnover. L’objectif est simple : réduire les déplacements inutiles, mieux répartir les tâches et garantir que chaque appartement soit prêt avant l’arrivée du client.
Pour la maintenance, les demandes sont routées par zone. Chaque technicien peut être associé à des bâtiments ou quartiers spécifiques, ce qui évite une logique inefficace de “premier arrivé, premier servi”. Les problèmes sont envoyés directement à la bonne personne, sans dépendre d’un dispatch manuel.
L’intégration avec Hopr et Elea Locks permet aussi de sécuriser les accès. Les équipes de nettoyage reçoivent uniquement des codes temporaires pour les appartements qu’elles doivent traiter ce jour-là. Cela améliore à la fois l’efficacité opérationnelle et la sécurité.
Enfin, RoomChecking permet de réunir plusieurs interfaces PMS dans un flux opérationnel plus cohérent, ce qui est essentiel pour un opérateur multi-bâtiments comme Aspasios.
Avec RoomChecking, Aspasios réduit fortement la coordination manuelle. Les équipes n’ont plus besoin de multiplier les appels pour assigner les tâches, vérifier les horaires ou confirmer les plannings. L’automatisation prend en charge une partie importante de l’organisation quotidienne.
Les turnovers deviennent plus rapides et plus fiables. Les appartements sont préparés à temps, les interventions de maintenance peuvent être traitées de manière plus proactive et les problèmes sont résolus avant qu’ils n’impactent l’expérience client.
La sécurité progresse également grâce aux accès temporaires et contextualisés. Les codes ne sont plus partagés manuellement ni réutilisés de manière statique : chaque intervenant reçoit un accès adapté à son rôle, à sa mission et à son créneau.
Enfin, l’optimisation des équipes et la maintenance préventive permettent de réduire les coûts opérationnels et de prolonger la durée de vie des équipements.
Le cas Aspasios montre une réalité importante : les serviced apartments ne peuvent pas être opérés comme un hôtel classique.
Quand les logements sont dispersés dans une ville, chaque friction opérationnelle coûte plus cher : mauvais trajet, mauvaise assignation, accès non sécurisé, retard de nettoyage ou intervention technique mal routée.
RoomChecking crée une couche de pilotage qui permet de garder le contrôle sur une opération décentralisée. La plateforme ne sert pas seulement à suivre des tâches : elle aide à orchestrer les équipes, les accès, les priorités et la qualité de service sur tout un réseau urbain.
Pour Aspasios, RoomChecking apporte une infrastructure opérationnelle adaptée à un modèle d’appartements hôteliers à grande échelle.
Les équipes peuvent mieux coordonner le housekeeping, la maintenance et les accès, même sans réception centrale ni présence permanente dans chaque bâtiment.
Pour les opérateurs de serviced apartments, coliving, aparthotels ou locations courte durée premium, RoomChecking devient un levier direct de contrôle, de sécurité et d’efficacité terrain.
